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Solicitação de documentos

Peça aos clientes os documentos do mês direto pelo G Client. O cliente recebe um link por e-mail, envia os arquivos sem precisar de login, você valida e os documentos aprovados aparecem na obrigação.

Parte da Gestão de Obrigações: A solicitação de documentos fica dentro do módulo Gestão de Obrigações, que é contratado à parte. Veja Planos, módulos e assinatura.

Abra Gestão de Obrigações e clique na aba Solicitações. A tela tem quatro áreas: Todas as solicitações, A validar, Modelos de solicitação e Motivos de rejeição. No canto direito ficam os dois jeitos de pedir documentos: Novo modelo, para pedidos que se repetem todo período, e Avulsa, para um pedido único a um cliente.

Aba Solicitações da Gestão de Obrigações, com as áreas Todas as solicitações, A validar, Modelos de solicitação e Motivos de rejeição
StatusQuando aparece
PendenteO cliente ainda não enviou todos os documentos obrigatórios e o prazo não venceu.
Em atrasoO prazo venceu e ainda falta documento.
A validarO cliente enviou arquivos que aguardam a sua aprovação.
ConcluídaTodos os documentos foram aprovados ou marcados como “Não se aplica”.
CanceladaA solicitação foi cancelada. O link para de funcionar e os lembretes param.

Passo a passo: criar um modelo de solicitação

O modelo gera as solicitações sozinho a cada período para todos os clientes que se encaixam nas regras. É o caminho certo para pedidos fixos, como os documentos da folha ou o extrato bancário do mês.

Etapa 1: Identificação

  1. 1Na aba Solicitações, clique em Novo modelo.
  2. 2Preencha o Nome do modelo (por exemplo, “Documentos da folha”). É assim que a equipe vai encontrar o modelo na lista.
  3. 3Escolha o Departamento (Fiscal, Contábil, Pessoal ou Societário). Ele é usado nos filtros e indicadores.
  4. 4Clique em Continuar.
Etapa Identificação do novo modelo de solicitação, com os campos Nome do modelo e Departamento

Etapa 2: Documentos

  1. 1Para cada documento, preencha o nome e a Instrução para o cliente. A instrução aparece para o cliente no link de envio, então explique exatamente o que você precisa.
  2. 2Marque cada item como Obrigatório ou Opcional. No opcional, o cliente pode marcar “Não se aplica” no mês e não recebe lembrete por esse item.
  3. 3Use Adicionar para incluir mais documentos. Pelo menu de três pontos você duplica um item, e pelo ícone de lixeira você remove.
  4. 4Em Obrigações que recebem os documentos, selecione as obrigações ligadas a esse pedido. Depois de aprovados, os documentos aparecem nessas obrigações, para o mesmo cliente e competência.
  5. 5Clique em Continuar.
Etapa Documentos com Folha de ponto obrigatória e Extrato bancário opcional, e o campo Obrigações que recebem os documentos

Etapa 3: Regras

  1. 1Escolha Por regras para que o modelo valha para todos os clientes que se encaixam nos filtros. Novos clientes que se encaixarem entram automaticamente.
  2. 2Filtre por Regime Tributário, Tipo de Empresa, Estados (e, se precisar, município) e Possui funcionários?. Sem nenhum filtro, o modelo vale para todos os clientes ativos.
  3. 3Se preferir uma lista fechada, escolha Clientes específicos e marque os clientes. Só eles recebem a solicitação.
  4. 4Confira a quantidade em clientes se encaixam. Use Ver clientes para ver a lista antes de seguir, e clique em Continuar.
Etapa Regras de aplicação com filtros de regime tributário, tipo de empresa, estados e funcionários

Etapa 4: Recorrência

  1. 1Em Tipo, escolha a frequência (por exemplo, Mensal).
  2. 2Informe a Competência inicial, no formato MM/AAAA. A tela mostra a data da primeira geração.
  3. 3Em Documentos de, diga se o pedido é do Mês anterior ou do Mês atual. É essa competência que liga os documentos às obrigações do cliente.
  4. 4Em Prazo do cliente, escolha a regra (dia fixo do mês, dias após o fechamento ou dia útil) e o dia. Os lembretes são contados a partir desse prazo.
  5. 5Deixe ligado Antecipar se cair em fim de semana ou feriado para o prazo nunca cair em dia sem expediente.
  6. 6Confira a linha Próxima, que resume quando a solicitação é gerada, de qual competência e com qual prazo. Clique em Continuar.
Etapa Recorrência com tipo Mensal, competência inicial, documentos do mês anterior e prazo no dia 5

Etapa 5: Envio e lembretes

  1. 1Em Destinatários, escolha quem recebe o e-mail: o Contato principal do cliente ou os Contatos das obrigações (os destinatários cadastrados na aba Obrigações do cliente).
  2. 2Com Contatos das obrigações, deixe marcado Sem vínculo, usar o contato principal para não deixar de fora quem ainda não tem contato vinculado. Desmarcado, esses clientes ficam pendentes na lista para você resolver.
  3. 3Em Lembretes, defina até 3 lembretes: dias antes do prazo, no dia do prazo ou dias após o prazo. Os lembretes param assim que o cliente envia tudo.
  4. 4Clique no lápis de um e-mail para editar o assunto, o título, a mensagem e o texto do botão. Use as variáveis (nome do contato, competência, prazo, documentos pendentes e outras) e acompanhe o resultado na pré-visualização ao lado.
  5. 5Clique em Continuar.
Etapa Envio e lembretes com destinatários e três lembretes configurados
Editor de e-mail do lembrete com variáveis e pré-visualização
O editor mostra todos os e-mails do modelo: o inicial, os lembretes e o aviso de documento rejeitado.

Etapa 6: Revisão

  1. 1Confira o resumo de cada etapa. Use Editar em qualquer bloco para voltar e ajustar.
  2. 2Use Pré-visualizar link do cliente para ver os campos que o cliente vai preencher e Pré-visualizar e-mail para conferir a mensagem.
  3. 3Deixe Modelo ativo ligado para o modelo gerar as solicitações automaticamente todo período.
  4. 4Clique em Criar modelo.
Etapa Revisão com o resumo do modelo e a opção Modelo ativo

As solicitações de um modelo são geradas no dia 1º de cada período, e o e-mail inicial sai na geração. Os lembretes são enviados pela manhã, nas datas que você definiu. Mudanças no modelo valem para as próximas gerações.

Passo a passo: pedir documentos a um cliente (avulsa)

  1. 1Na aba Solicitações, clique em Avulsa.
  2. 2Selecione o Cliente e informe a Competência (MM/AAAA) e o Prazo.
  3. 3Em Itens, preencha o nome e a instrução de cada documento e marque se é obrigatório ou opcional. Para aproveitar a lista de um modelo, use Copiar de um modelo.
  4. 4Em Vincular a obrigações, escolha a obrigação do cliente que vai receber os documentos.
  5. 5Em Enviar para, adicione os e-mails que recebem o link.
  6. 6Clique em Criar e enviar. A solicitação é criada e o e-mail sai na hora.
Janela Solicitação avulsa com cliente, competência, prazo, itens, obrigação vinculada e e-mail do destinatário

O que o cliente vê

O cliente recebe o e-mail com o botão Enviar documentos. O link abre a página Envio de documentos, sem login, com um campo para cada item e a instrução que você escreveu. Ele pode escolher o arquivo ou tirar uma foto pelo celular (PDF, imagem ou planilha, até 20 MB). Nos itens opcionais aparece Não se aplica neste mês.

Pré-visualização do link do cliente com os campos Folha de ponto e Extrato bancário

Passo a passo: validar os documentos recebidos

  1. 1Abra a área A validar. O número ao lado mostra quantos arquivos aguardam validação.
  2. 2Confira o arquivo na pré-visualização ou clique em Baixar. Use as setas para passar de um documento para o outro.
  3. 3Se estiver tudo certo, clique em Aprovar. O documento passa a aparecer na obrigação vinculada.
  4. 4Se houver problema, clique em Rejeitar, escolha o Motivo (ou Outro motivo), ajuste a mensagem e clique em Rejeitar e avisar. O cliente recebe um e-mail com o motivo e pode reenviar pelo mesmo link.

Na área Motivos de rejeição você mantém as mensagens prontas. O G Client já traz quatro sugestões (documento ilegível, período incompleto, arquivo errado e falta assinatura), e você pode criar as suas em Novo motivo.

Acompanhar e ajustar uma solicitação

Em Todas as solicitações, filtre por competência, status e modelo. A tabela mostra o prazo, quantos documentos chegaram e o próximo lembrete. Clique em uma solicitação para ver os itens e o histórico, ou use o menu da linha para:

  • Copiar link da solicitação, para mandar ao cliente por outro canal.
  • Adicionar item, quando faltou pedir um documento.
  • Reenviar o e-mail com o link.
  • Prorrogar o prazo. Os lembretes passam a contar a partir da nova data.
  • Anexar pelo escritório um documento que chegou por e-mail, WhatsApp, presencialmente ou por outro canal.
  • Cancelar solicitação. O link para de funcionar e os lembretes param. Não dá para reabrir.

Os documentos dentro da obrigação

Ao abrir uma obrigação ligada a uma solicitação, os documentos do cliente daquela competência aparecem na própria obrigação, com quem aprovou e quando. Dá para visualizar, baixar e, se ainda houver arquivo aguardando, ir direto para a validação em Validar agora.

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